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eOffice - die elektronisch Arbeitsmappe der seismic


Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer müssen im Vorfeld regelmässig diverse Unterlagen sichten, ihre eigenen Vermerke, Markierungen und Notizen erfassen und all diese Dokumente an die Sitzung mitnehmen. Ebenfalls sollten auch Dokumente aus vergangenen Meetings verfügbar sein. Die Vorbereitungen nehmen viel Zeit, Organisationsaufwand und Papier in Anspruch. Mit eOffice bieten wir eine Lösung an, den Aufwand für die Termin Vor- und Nachbereitung deutlich zu reduzieren.

 

 

 

Meetingvorbereitung heute: Meetingvorbereitung morgen:
    Protokoll des letzten Meetings sichten

    Konzept und Präsentation mit persönli- chen Notizen aus dem letzten Meeting

    neue Version Konzept und Präsentati- on; erhalten am Vorabend

    aktuelle Pendenzen- und Aufgabenliste

    etc.
    Einladung via Outlook inkl. Unterlagen

    alle benötigten Unterlagen und Doku- mente werden elektronisch verteilt und sind jederzeit verfügbar

    Dokumente sind via IPAD und PC abruf- und bearbeitbar

    Verteilung letzter Korrekturen zentral und unmittelbar vor dem Meeting möglich



Im Rahmen eines Innovationsprojektes der seismic wurde das eOffice App für IPAD entwickelt, das unsere Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll. Für Meetings werden alle erforderlichen Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt; individuellen Notizen, Anmerkungen, Grafiken und Markierungen können eingefügt und als eigene Version gespeichert werden. Dafür sorgt ein personalisiertes Mobil Laufwerk, welches sich mit dem Server synchronisiert und somit auch am PC verfügbar ist.

 

Auf der eOffice App sind verschiedene Bereiche verfügbar:

  • Ein oder mehrere private Bereiche, in dem Dokumente ohne zeitliche Einschränkungen abgelegt und synchronisiert werden können.

  • Ein Kalenderbereich, wo die Dokumente via Outlook Terminkalender zur Verfügung gestellt werden (Terminersteller kann die Dokumente aus dem Outlook verteilen). Diese Dokumente werden für die aktuelle Woche +/- 4 Wochen synchronisiert. Die anderen Kalenderwochen werden weiterhin auf dem personalisierten Laufwerk gespeichert.

 

Vorteile:

  • alle benötigten Dokumente sind aktuel
  • persönlichen Notizen sind auf dem IPAD und PC verfügbar und werden im Backup gesichert
  • physische Kopien sind unnötig, d.h. der Papierverbrauch wird reduziert
  • die Sitzungsvorbereitungen können individueller gestaltet und effizienter abgewickelt werden
  • eOffice ist eine Ergänzung (kein Ersatz!) für einen PC-Arbeitsplatz