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Personal-Einsatzplanung

Intuitiv und Intelligent

Die Personaleinsatzplanung ist eine der Tätigkeiten im PoS- und Promotion-Betrieb, die zum Einen sehr wichtig sind, zum Anderen in der Regel aber auch mit hohem manuellen Aufwand verbunden sind.

Diesen Aufwand reduzieren wir mit unserer Personaleinsatzplanung deutlich, denn viele Dinge laufen automatisch im Hintergrund ab.

Die Einsatzplanung orientiert sich an der von Ihnen pro Projekt/Vertriebskanal definierten Struktur (z.B. Regionen) und ist jeweils bezogen auf einen Einsatzort. Einsätze können ganz einfach per Drag- and Drop-Funktion erstellt und verändert werden.

Einsatzplanung einfacher machen

Das System unterstützt den Planer dabei mit verschieden Darstellungen und Informationen bei der Erstellung des Schicht-Planes.

Eine Mitarbeiter-Status-Tabelle wird automatisch für jeden Einsatzort/PoS eingeblendet, wenn man mit der Maus darüberfährt, in dieser Tabelle werden z.B. die bereits verplanten und noch offenen Stunden für jeden Mitarbeiter der diesem Einsatzort zugeorndet ist dargestellt.

Anhand von Farb-Codes wird in der Planungs-Übersicht der Status der geplanten Schicht dargestellt (z.B. Rot für vom Mitarbeiter abgelehnte Schichten).

Das System prüft daneben bei jeder Planung die Verfügbarkeit des einzelnen Mitarbeiters anhand von verschiedenen Kriterien, z.B.:

  • bereits geplante Einsätze, um Doppelbuchungen zu vermeiden
  • eingetragene Urlaubs-Termine, Krankmeldungen
  • mitarbeiterspezifische Einschränkungen (z.B. Mitarbeiter A ist Montags erst ab 12 Uhr verfügbar)
  • verfügbare Wochenstundenzahl des Mitarbeiters
  • regionale und bundesweite Feiertage

Sollte der Mitarbeiter nicht verfügbar sein, wird der Planer drauf hingewiesen, hat aber die Möglichkeit den Einsatz dennoch zu planen.

 

Serien- und Leerschichten

Für das erstellen häufig wiederkehrender Schichten beinhaltet das System ein Serien- und Leerschicht-Modul. Mit Serienschichten können für einen Mitarbeiter Einsätze über einen längeren Zeitraum nach einem bestimmten Muster erstellt werden:

 

 

Auch beim erstellen von Serienschichten prüft das System natürlich die o.g. Kriterien und informiert den Planer welche Einsätze nicht erstellt wurden. Mit Leerschichten können für mehrere PoS Schicht-Systeme erstellt werden, denen dann später erst Mitarbeiter zugeordnet werden.

 

Übersichten und Workflows für Einsätze

Wenn ein neuer Einsatz geplant ist, wird der jeweilige Mitarbeiter automatisch vom System per Email und beim einloggen per Pop-Up informiert.

 

Der Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit die jeweiligen Schichten zu bestätigen oder mit einer Begründung abzulehnen. Über abgelehnte Schichten wird der jeweile Planer per Email und optisch in der Planungsansicht informiert.  

 

 

Planer und Mitarbeiter haben die Möglichkeit sich die Schichtpläne in verschiedenen Ansichten anzeigen zu lassen oder zu exportieren, z.B.:

 

 

Wochenansicht auf Mitarbeiterbene   Aktuelle Einsätze mit Status der Besetzung

 

Dabei kann jeder Mitarbeiter natürlich nur auf die laut Rechte- und Rollenkonzept zugewiesenen Daten zugreifen.

Ihre Vorteile:

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Schnelle Planung

Das System übernimmt viele Tätigkeiten für den Planer, damit wird die Planung deutlich schneller.

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Sichere Planung

Durch das integrierte Work-Flow-System sind Planer und Mitarbeiter stets über den Status informiert.

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Einfache Planung

Durch die vielen Hilfsmittel wird die Planung der Mitarbeiter deutlich einfacher.